Industri farmasi beroperasi dalam kerangka regulasi yang sangat ketat karena produk yang dihasilkan berdampak langsung pada kesehatan dan keselamatan pasien. Di dalam lingkungan produksi dan laboratorium QC (Quality Control), salah satu aspek paling kritis adalah integritas data atau data integrity. Kesalahan data, manipulasi, kelalaian pencatatan, atau hilangnya rekaman dapat menyebabkan konsekuensi serius: kegagalan batch, penarikan produk, temuan mayor pada audit BPOM, hingga risiko hukum.
Pada tahun-tahun terakhir, BPOM dan regulator global meningkatkan fokus terhadap data integrity, terutama karena banyaknya temuan audit mengenai praktik pencatatan yang tidak sesuai standar. Salah satu panduan paling fundamental yang digunakan seluruh industri farmasi adalah kerangka ALCOA+, yang berasal dari FDA dan kini diadopsi dalam PIC/S, WHO, dan CPOB 2022.
Artikel ini membahas secara mendalam konsep ALCOA+, cara mengimplementasikannya di laboratorium QC, serta tantangan yang paling sering terjadi dalam konteks operasional industri farmasi di Indonesia.
Definisi Data Integrity dalam Industri Farmasi
Data integrity adalah kondisi di mana data bersifat lengkap, konsisten, akurat, dapat ditelusuri, dan dipertahankan sepanjang siklus hidupnya (data lifecycle). Siklus hidup data mencakup tahap pembuatan, pemrosesan, penyimpanan, transmisi, arsip, dan pemusnahan.
Regulator seperti BPOM, FDA, dan PIC/S menyatakan bahwa data dianggap memiliki integritas jika memenuhi tiga prinsip utama: data harus lengkap, konsisten, dan akurat. Namun, standar industri memerlukan penjabaran yang lebih operasional, sehingga lahirlah kerangka ALCOA dan pengembangannya, ALCOA+.
Dalam konteks CPOB, data integrity tidak hanya mencakup data analisis kimia atau mikrobiologi, tetapi juga seluruh dokumen dan rekaman yang mendukung pembuatan keputusan mutu: mulai dari penimbangan bahan baku, catatan mesin, kondisi lingkungan, hingga hasil pengamatan visual.
Evolusi Konsep ALCOA dan ALCOA+
ALCOA diperkenalkan oleh FDA pada tahun 1990-an untuk memberikan prinsip dasar pencatatan data yang benar. Seiring dengan meningkatnya kompleksitas sistem digital, kebutuhan integritas menjadi lebih luas. Maka muncullah ekspansi ALCOA+ yang menambahkan empat prinsip tambahan untuk memperkuat perlindungan data sepanjang lifecycle-nya.
ALCOA dan ALCOA+ kini menjadi dasar seluruh persyaratan regulasi internasional, termasuk:
-
PIC/S PI 041
-
WHO Annex 6
-
EU GMP Annex 11
-
FDA 21 CFR Part 11
-
CPOB 2022 (Bab Data Integrity)
Kerangka inilah yang kini diberlakukan di seluruh pabrik farmasi di Indonesia.
Penjelasan Lengkap Prinsip ALCOA
A — Attributable
Setiap data harus dapat ditelusuri: siapa yang membuatnya, kapan dibuat, dan terkait dengan aktivitas apa. Hal ini mencakup pencatatan manual maupun digital.
Contoh implementasi:
-
Penimbangan bahan baku harus mencantumkan nama operator, tanggal, waktu, dan identifikasi alat timbang.
-
Data dari HPLC harus mencatat nama user yang login, bukan “Admin” atau akun umum.
-
Koreksi data harus memiliki identitas operator yang melakukan perubahan.
Attributable adalah fondasi audit trail. Tanpa atribut yang jelas, data tidak dapat dipercaya.
L — Legible
Data harus dapat dibaca dan tetap terbaca selama masa penyimpanan yang ditentukan. Tulisan tangan harus jelas, rekaman digital tidak boleh dalam format yang mudah rusak, dan file harus dapat diakses bahkan setelah puluhan tahun.
Contoh implementasi:
-
Jangan menggunakan pensil atau tulisan samar pada logbook.
-
Jangan menyimpan hasil alat hanya dalam PDF yang bisa dimodifikasi, tanpa menyimpan raw datanya.
-
Format file harus standar dan terjamin untuk jangka panjang.
Legibility memastikan data dapat diverifikasi kapan pun diperlukan oleh auditor.
C — Contemporaneous
Pencatatan harus dilakukan pada waktu yang sama dengan ketika aktivitas dilakukan. Tidak diperbolehkan mencatat ulang dari ingatan atau menulis catatan backdated.
Contoh pelanggaran umum:
-
Operator menulis hasil pengamatan mikrobiologi di sticky note, lalu memindahkannya ke logbook di akhir shift.
-
Mencatat hasil penimbangan setelah pekerjaan selesai.
Regulator mengharuskan data dicatat secara real time, sehingga peluang manipulasi dan human error dapat diminimalkan.
O — Original
Data yang dicatat harus merupakan data asli atau copy terverifikasi dari data asli. Data asli meliputi raw data dari instrumen, bukan rekapan atau perhitungan manual.
Contoh:
-
Raw data kromatografi adalah file elektronik dari software HPLC/GC, bukan print-out atau ringkasan peak area.
-
Timbangan yang terhubung ke komputer memberikan nilai asli, bukan hasil ketikan manual.
Originality melindungi data dari rekayasa dan manipulasi.
A — Accurate
Data harus benar, bebas kesalahan, dan dilengkapi dengan koreksi yang sesuai bila terjadi perubahan. Semua kalkulasi harus tervalidasi.
Contoh implementasi:
-
Tidak boleh menghapus data; koreksi harus memiliki alasan.
-
Sistem elektronik perlu validated calculations.
-
Alat ukur wajib dikalibrasi dan dikualifikasi.
Accuracy memastikan data dapat digunakan untuk menentukan status kualitas produk.
Penjelasan Prinsip Tambahan ALCOA+
Setelah industri bergeser dari sistem berbasis kertas ke sistem elektronik, muncul empat prinsip tambahan untuk memperkuat integritas data:
Complete
Data harus lengkap, termasuk data yang tidak “bagus”. Dalam kromatografi, misalnya, seluruh chromatogram harus tersedia, bukan hanya peak yang memenuhi spesifikasi.
Consistent
Timestamp, urutan dokumentasi, penomoran batch, dan format data harus konsisten. Konsistensi menghindari kesulitan penelusuran dan memudahkan audit.
Enduring
Data harus disimpan dengan aman dalam jangka panjang, bukan dalam bentuk yang mudah hilang atau rusak seperti penyimpanan PC personal, hard disk USB, atau scatter storage.
Available
Data harus mudah diakses saat diperlukan. Audit BPOM atau internal tidak dapat menunggu data “dicari dulu”.
Keempat prinsip tambahan ini memastikan data dapat dipertahankan sepanjang lifecycle produk.
Contoh Pelanggaran ALCOA+ yang Sering Terjadi di QC Farmasi
Sejumlah temuan klasik di audit BPOM dan regulator global meliputi:
-
Penggunaan correction fluid untuk menutupi kesalahan di notebook.
-
File raw data HPLC yang hilang karena disimpan hanya di komputer lokal.
-
Operator menggunakan akun “admin” bersama-sama.
-
Backdating pencatatan hasil uji.
-
Audit trail dimatikan atau tidak ditinjau secara berkala.
-
Instrumen tidak terhubung ke server sehingga raw data rawan hilang.
-
Berkas laporan diubah setelah approval tanpa catatan perubahan.
-
Penimbangan dilakukan manual dan hasilnya diketik ulang oleh operator.
Kasus-kasus ini umumnya bukan karena niat manipulasi, tetapi kurangnya sistem yang tepat dan tidak adanya kontrol teknis.
Implementasi ALCOA+ dalam Operasional Laboratorium QC
Implementasi ALCOA+ melibatkan kombinasi kontrol prosedural, teknis, dan budaya kualitas.
Implementasi pada Data Manual
Walaupun banyak sistem digital sudah digunakan, pencatatan manual tidak dapat dihindari sepenuhnya. Karena itu perlu dilakukan:
-
Penggunaan logbook bernomor seri.
-
Pencatatan real-time langsung pada form, bukan scratch paper.
-
Koreksi manual hanya boleh dilakukan dengan single-line strike-through.
-
Operator wajib mencantumkan paraf dan tanggal setiap kali melakukan koreksi.
-
Pengawasan QA untuk logbook yang akan digunakan baru dan logbook yang telah selesai.
Manual control tetap memiliki tempat, tetapi harus tinggi kedisiplinannya agar memenuhi ALCOA+.
Implementasi pada Instrumen Digital
Instrumen seperti HPLC, GC, UV-Vis, AAS, atau Dissolution Tester menghasilkan data elektronik yang sangat sensitif terhadap integritas. Pengendalian teknis meliputi:
-
Audit trail selalu aktif.
-
Role-based access control: tidak ada akun umum.
-
Sistem terhubung ke server, bukan standalone PC.
-
Clock synchronization menggunakan NTP server.
-
Backup data otomatis ke server lokal atau cloud privat.
-
SOP yang melarang penghapusan raw data.
Banyak temuan BPOM muncul hanya karena audit trail tidak diaktifkan atau file disimpan di desktop komputer lokal tanpa backup.
Implementasi pada Sistem Elektronik (LIMS atau Middleware)
Sistem elektronik seperti LIMS (Laboratory Information Management System) memberi keuntungan besar dalam konteks ALCOA+. Prinsip yang ditekankan:
-
Semua data masuk langsung dari alat tanpa entry manual.
-
Audit trail lengkap: create, modify, delete, approve, reject.
-
Electronic signature sesuai standar 21 CFR Part 11.
-
Data lifecycle lengkap dari input hingga archival.
-
Integrasi timbangan, instrumen, dan dokumen ke satu platform.
-
Hak akses granular berdasarkan fungsi dan jabatan.
-
Data disimpan pada storage yang redundant dan tervalidasi.
Dengan sistem seperti ini, risiko pelanggaran ALCOA+ dapat ditekan secara drastis.
ALCOA+ dalam CPOB dan Persyaratan BPOM
CPOB 2022 mengafirmasi pentingnya ALCOA+ dan menempatkan data integrity sebagai bagian wajib dalam sistem mutu. Beberapa poin kunci:
-
Audit trail harus ada, aktif, dan ditinjau.
-
Penggunaan sistem elektronik harus divalidasi (CSV).
-
Data harus dapat ditelusuri sepanjang lifecycle-nya.
-
Sistem harus mengimplementasikan keamanan data, termasuk akses berbasis peran.
-
Dokumentasi harus lengkap dan tidak boleh dimodifikasi tanpa catatan perubahan.
-
Data kritikal harus disimpan secara permanen, bukan lokal.
BPOM menilai pabrik berdasarkan kapabilitas mereka menjaga integritas data, bukan sekadar hasil uji.
Checklist Implementasi ALCOA+ yang Bisa Langsung Digunakan
Checklist berikut adalah ringkasan praktis untuk memastikan laboratorium mematuhi ALCOA+:
Organisasi
-
Training data integrity dilakukan secara berkala.
-
Setiap operator memahami prinsip ALCOA+.
-
Terdapat person in charge untuk audit trail review.
Teknis
-
Audit trail aktif dan direview berkala.
-
Jam sistem sudah tersinkronisasi.
-
Backup otomatis aktif.
-
Integrasi alat dengan sistem digital.
-
Validasi sistem elektronik tersedia.
Dokumentasi
-
SOP data integrity lengkap.
-
Logbook bernomor seri.
-
Change control diterapkan untuk perubahan sistem.
-
Risk assessment untuk semua sistem terkait data.
Checklist ini dapat digunakan sebagai dasar gap analysis sebelum audit internal ataupun BPOM.
Kesimpulan
Data integrity bukan sekadar persyaratan regulasi; ia merupakan fondasi dari mutu produk farmasi. Kerangka ALCOA+ menyediakan panduan komprehensif untuk memastikan data yang dihasilkan laboratorium QC dapat dipercaya, ditelusuri, dan dipertahankan sepanjang umur produk.
Dengan implementasi yang konsisten—baik melalui kontrol manual, penggunaan instrumen digital yang dikonfigurasi dengan benar, maupun penerapan LIMS—laboratorium dapat mengurangi human error, mencegah manipulasi, meningkatkan kepatuhan, dan memperkuat sistem mutu perusahaan. Pada akhirnya, penerapan ALCOA+ memastikan bahwa setiap keputusan mutu dibuat berdasarkan data yang benar-benar valid, demi keselamatan dan kualitas produk yang diterima pasien.